QP-01文件与记录管理程序

制订部门 资料室 X市ABC公司有限公司 文件编号 QP-01
制 订 XXX 文件与记录管理程序 版 次 A
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一、 目的： 　
　 为使文件处理迅速、正确流通、应用及管制，力求文件发行之一致性、可溯性，确保
各相关部门能适时获得适当且最新之有效文件。
　
二、 范围： 　
　 公司品质手册、程序文件及支援文件之撰写、制作、审核、核准、发行、修订、废止、管制等作业均适用之。
　
三、 定义： 　
1. 程序文件：部门之间运作所使用之各种执行办法。 　
2. 支援文件：各人工作所需之文件，如操作标准、作业指导书、工程图、检验规范、
设备操作说明书等。
　
3. 外来文件：指客户在采购单中所附或协力厂商所提供之图面、规格书，以及自公司
外所取得之会影响产品品质之法规、标准文件。
　
4. 非管制文件：只具有暂时效用、不列入资料室发行，由各作业单位自行分发处理，
且变更时无需收回更新之文件。
　
5. 管制文件：凡会影响作业品质之文件，如公司内品质手册、程序文件及支援文件等。
6. 初稿：尚未送入资料室编码、登录之文件。 　
四、 权责： 　
1. 副总经理： 负责品质手册和程序文件之核准。 　
2. 管理代表：负责品质手册和程序文件之审核。 　
3. 各部门主管：负责支援文件之核准。 　
4. 各相关部门：负责相关文件之制（修）订、会签；文件变更之申请；对发行至本部
门之管制文件之保管、维护。
　
5. 资料室：负责管制文件之登录、发行、作废、存档、借阅等。 　
五、 内容： 　
1. 文件管制流程图 　
　 　
　 　
　 　
　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　
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流 程 图

权责单位

记录表单
　
　 　
　
审 核
Center
NG
Center
会 签
Center
NG
Center
核 准
Center
NG
Right
文件维持不变
Center Center
文件制(修)订/废止
各相关单位 文件制(修)订/废止申请单
　 　
　 依审核权责表 文件制(修)订/废止申请单
　 OK 　
　 依审核权责表 文件制(修)订/废止申请单
　 OK 　
　 依审核权责表 文件制(修)订/废止申请单
　 OK 　
　 文件发行/更换/收回 资料室 文件发行/回收记录
　
　
　 文件之保管 资料室/相关单位 文件管制总览表
部门文件一览表
　
　 文件之销毁 资料室/相关单位 文件销毁单 　
　 　
2. 执行办法： 　
　 2.1 文件制订： 　
　 2.1.1 相关单位制订文件时需填写“文件制(修)订/废止申请单”,并依2.1.2标准制作。
　 2.1.1.1 制订支援文件时只需按类型填写“ 文件制（修）订/废止申请单”，即同一
类型支援文件只需填写一张申请单。
　
　 2.1.2 文件制作标准 　
　 2.1.2.1 品质手册与程序文件之格式
　 2.1.2.1.1 封面页：当文件修订时，封面页上需增加 “修订日期”项。
　 2.1.2.1.2 内容页：具体编写项目可参照下述进行。 　
　 A. 目的：叙述编写此文件之意图。 　
　 B. 范围：叙述此文件适用于公司内特定之人、物、事、地。 　
　 C. 定义：说明此文件中特殊或特有名词、字汇之意义。 　
　 D. 权责：叙述涉及此文件之相关部门、人员（职称）之职责。 　
　 E. 内容：叙述相关部门或特定人员在何种时机或状况，以何种方式执行某种特
　 定工作，并产生某种记录、报告，作为实际作业现况之规定、依据。
　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　
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　 F. 参考文件：叙述此文件中所引用参考之其它文件名称。 　
　 G. 附件：执行此文件所产生之记录表单，应随付于后。 　
　 H. 记录之保存：叙述需保存之记录原稿其保存单位，以及保存年限的设定。
　 品质手册不需编写此项。 　
　 2.1.3 品质手册与程序文件之填写： 　
　 2.1.3.1 文件编号：依2.2.2之规定。 　
　 2.1.3.2 页次：只编文本页次。附件不编入页次内，只在附件右上角标示【附件*】。
　 2.1.3.3 版次从“A”开始编订。 　
　 2.1.3.4 文件内容中述及参考文件应用『***』标明，述及表单应将标题用“***”标明。
　 2.1.4 支援性文件之制作： 　
　 支援文件之制作依各文件之需求特性编写，格式由各制订单位自定，但同一类型

　 文件格式须相同。 　
　 2.1.5 表单文件之制作： 　
　 表单文件之格式由各制订单位自订，每种正式使用之表单须标明表单编号及表单
　 版次。 　
　 2.1.6 文件版次变更： 　
　 2.1.6.1文件修订经同意后，其版次需相应变更为B、C、D、E……。如文件仅变更
　 内容页，附件没有修订时，附件之版次不需变更。 　
　 2.1.6.2 工程图之版次从φ开始编订。当工程图变更后，其版次需相应变更为A、 　
　 B、C……。 　
　 　
　 2.2 文件编码 　
　 2.2.1 文件制订单位拟订初稿时，需按2.2.2之规定给该文件进行编码。 　
　 2.2.2 文件编码标准 　
　
2.2.2.1 品质手册编码为：QM-01
　
　 2.2.2.2 程序文 　
　
Q
Center 1, 7, 99, 35, 2, 35, 99, 35 4, 7, 99, 35, 5, 35, 99, 35 2, 0, 99, 35, 2, 0, 102, 19
P
Center
—— 　
　 　
　 文件流水号（从01、02、03……至99逐序编订）
　 文件属性 　
　 　
　 2.2.2.3 支援文件编码规则： 　
　 2.2.2.3.1『产品作业 　
　 　
　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　
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W
Center
I
Center
　
　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　
　 —— —— 　
　 流水号（从01、02、03
　 ……至99逐序编订）
　 相应工程图档案号
　 支援文件代号 　
　 　
　
Center
Center
2.2.2.3.2 工程图面图号编号规则：
　
　 　
　 识别码 　
　 流水号 　
　 月份 　
　 年份 　
　 类别 　
　 　
　 规则说明： 　
　 A. 类别：即图面类别。“P”表示产品规格图，“T”表示模型图，“M”表示材料规格图。
　 B. 年份：取作图时年份的后面两位数字代表年份。 　
　 C. 月份：取作图时的月份。 　
　 D. 流水号：从001 ~ 999 顺序编订。 　
　 E. 识别码：当同一产品编号产生相应的样品图面时，须加识别码“S”。 　
　 2.2.2.3.3『检验规范』、『操作标准』等其它支援文件： 　
　
W
Center
I
Center
—— —— 　
　 文件流水号(从01、02、
　 03……至99逐序编订）
　 所附属之程序文件编号
　 支援文件代号 　
　 　
　 2.2.2.4 表单文件编号规则： 　
　
F
Center
M
Center
—— —— 　
　 流水号(从001、002、003……至999
　 逐序编订） 　
　 表单制定部门之代码 　
　 表单文件代号 　
　 　
　 2.2.2.5 外来文件编号规则： 　
　 　
　 　
　 　
　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　
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制 订 XXX
文件与记录管理程序
版 次 A
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—— 　
　 流水号（从001、002、003……至
　 999逐序编订） 　
　 月份（取收文时的月份，一月取01
　 二月取02……十二月份取12）
　 年份（取收文时的年份后两位数字
　 即可） 　
　 类别码 　
　 规则说明: 　
　 类别码：即外来文件之类别,“S”表示国际标准类,“L”表示法令法规类,“P”表示产品类。
　 2.3 文件会签： 　
　 2.3.1 品质手册与程序文件：文件制订单位将文件初稿连同“文件制(修)订/废止申
请单”交给管理代表，由管理代表负责召集各相关单位进行集中会签。
　
　 2.3.2 支援文件：由各制订单位自行将文件初稿连同“文件制(修)订/废止申请单”
送至相关单位会签。
　
　 2.3.3 会签单位若有意见可在“文件制（修）订/废止申请单”之备注栏叙述之。相关
单位可进行协商，若能达成共识，则文件制订单位按协商之内容重新拟订文
件；若无法达成共识，则由管理代表协调解决。
　
　
　 2.4 审核、核准： 　
　 2.4.1 各种文件之审核、核准权限，依照文件审核权责表(如下表)。 　
　 文 件 审 核 权 责 表 　
　 文 件 类 别 制 订 审 核 核 准 　
　 品质手册 各权责单位 管理代表 副总经理 　
　 程序文件 各权责单位 管理代表 副总经理 　
　 支援文件 各权责单位 单位主管 部门主管 　
　 2.4.2 文件会签通过后，由文件制订单位依“文件审核权责表”送审核、核准人员
或相同权责人员进行审核、核准。若审核、核准通过，则将文件与“文件制
（修）订/废止申请单”一起送至资料室；若未通过，则退回原制订单位重新
拟订。
　
　
　
　 2.5 文件发行： 　
　 2.5.1 资料室接到文件与“文件制（修）订/废止申请单”后，需将文件登记于“文
件管制总览表”内，然后按“文件制（修）订/废止申请单”内所指定之份数
进行复印，并发行至指定单位。
　
　
　 2.5.1.1 对于有封面之文件，资料室需于文件发行前于每份文件副本之封面盖蓝色
“文件发行章”，内容页盖蓝色“与正本相符章”；对于无封面之文件，
则于每份文件副本之内容页上盖蓝色“文件发行章”章。
　
　
　 2.5.1.2 “文件发行章”内必须标明受文单位代码，以资识别。各单位代码如下：
　 CH—董事长，VP—副总经理， MR—管理代表， AD—管理部，
HA—人事课，DC—资料室，FA—会计课，MC—物管课，PU—采购课，
QA—品保部，ENG—工程课，QC—品管课，PR—生产部，PC—生管课，
M1—制一课，M2—制二课，AU—稽核课，S—业务部，CS—客户服务课。
　
　
　
　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　
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　 2.5.1.3 因客户或协力厂商要求而发行之文件，需于复印本上盖蓝色“非管制”章，
该复印本不受修订程序之管制，仅供参考之用。
　
　 2.5.2 资料室将文件发行至指定受文单位时，受文单位须于“文件发行/回收记录”
中签收，以示收文。
　
　 2.5.3 受文单位收文后，须将所受文件登录于“部门文件一览表”，并归档保管。 　
　 2.5.4 相关单位如因工作需要，或原发行之文件破损或丢失，需补（增）发已发行
之文件时，须填写“文件申请单”，经单位主管批准后，送至资料室，由资料
室即时补（增）发。
　
　
　 2.6 文件修订/废止： 　
　 2.6.1 文件之修订必须由原审批部门进行审批，各单位严禁擅自变更或涂改文件内容。

　 2.6.2 如因工作需要需变更相关文件时，须填写“文件制(修) 订/废止申请单”，
通过相关单位会签后，由文件修订单位送审核、核准。
　
　 2.6.3 若审核或核准未通过，则将原因注明于“文件制（修）订/废止申请单”上，文
件维持不变；若获通过，则由文件制订单位依“文件制（修）订/废止申请单”
之修订内容修改文件正本。修改完后将文件正本连同“文件制（修）订/废止
申请单”送回资料室发行、存档。
　
　
　 2.6.4 程序文件修订后，由文件修订单位将修订情况记录于“文件修订履历”中。
“文件修订履历”与文件正本一起保存。
　
　 2.6.5 支援文件变更后，应将变更情况记录于文件上；如文件上不便记录，则应设
置适当之附件，将变更情况记录于附件上。该附件与文件正本一起保存。
　
　 2.6.6 工程图面变更时，需制作“规格变更通知单”，详叙修订内容、修订原因以
及生效日期等。“规格变更通知单”与相应工程图面一起保存。
　
　 2.6.7 如文件制订单位要求修订其所制订之文件，且该文件内容全权由制订单位决
定，则修订时不需填写“文件制（修）订/废止申请单”。
　
　 2.6.8 用于生产、检验、备料之支援文件在紧急情况下，可由该文件制订单位在其
内容页上直接进行手写修改，经该部门权责人员签核后先行生效使用。然后
由该文件制订单位按照文件修订程序修订该文件，由资料室发行正确版本。
　
　
　 2.6.9 当文件已失去其作用时，相关单位可提出废止申请。若废止申请获同意，资
料室须在“文件管制总览表”上注明该文件已作废，相关单位则须在“部门
文件一览表”上注明。
　
　
　 2.7 文件更换/收回： 　
　 2.7.1 文件之修订、废止经同意后，由资料室收回变更、作废之文件，并发行正确
版本之文件。资料室将收回之旧版文件盖红色“作废章”后销毁。
　
　 2.7.2 受文单位在收到新版文件及还回旧版文件后，需在“文件发行/回收记录”上签
名，以示收文和还文。
　
　 2.7.3 若有相关单位不能及时还回旧版文件，资料室需于“文件发行/回收记录”之备
注栏中注明，且需由相关单位文件管理人签名确认。若出现因新旧文件混用
而导致工作失误，后果需由相关单位全力承担。
　
　
　 2.7.4 作废文件的非预期使用：相关单位若因任何原因而需保留作废文件时，资料
室应在此文件上加盖红色“非预期使用”章，并注明其使用期限。
　
　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　
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　 2.8 文件之保管： 　
　 2.8.1 文件依指定发行完毕后，文件正本由资料室保管存档。发行至各相关单位之
文件副本由各单位指定专人保管。
　
　 2.8.2 文件经修订后，旧版文件正本由资料室盖红色“作废章”后存档。 　
　 2.8.3 废止之文件，资料室应将其正本盖红色“作废章”后保存一年。 　
　 2.8.4 作废文件的非预期使用到期后,由资料室收回后统一作废处理。 　
　 2.8.5 不得将正式发行使用之文件放置于非工作场所。 　
　 2.9 文件之借用： 　
　 2.9.1 各单位严禁私自借用资料室管制之文件。 　
　 2.9.2 文件制订单位于工作时间内可随时借用其所制订之文件。 　
　 2.9.3 相关单位如因工作需要，可借用相关文件。 　
　 2.9.4 文件被借用时，资料室需于“文件借用管制表”登记。 　
　 2.9.5 如非相关单位，或非因工作之需，须经管理部主管许可，方可借用。 　
　 2.10 文件之销毁： 　
　 由资料室保存之文件，如已超过规定之保存期限，则由资料室填写“文件销毁
单”，经管理代表核准后将“文件销毁单”送至管理部，由管理部负责销毁。
文件销毁后，“文件销毁单”归还资料室保存。
　
　
　 2.11 样品图面之管制依『样品图面管制规定』。 　
　 2.12 外来文件的管理： 　
　 2.12.1外来文件的种类分为：国际标准类、法令法规类、产品类。 　
　 2.12.2外来文件的管理： 　
　 2.12.2.1各类外来文件之收集、鉴别、审核权限,依下表。 　
　 　
　 外来文件类别 类别码 收集、鉴别 审核 　
　 国际标准类 S 工程部/品保部 单位主管 　
　 法令法规类 L 管理部 单位主管 　
　 产品类 P 工程部 单位主管 　
　 　
　 2.12.2.2 国际标准类及法令法规类外来文件经收集、鉴别后，相关单位将所需部分
　 摘要并送交部门主管审核,通过后将文件送至资料室发行；产品类外来文件
　 经鉴别、审核通过后，根据需要可直接将文件送至资料室发行。资料室依
　 2.2.2 给外来文件编码后登录于“外来文件一览表”，原件归档保存,发行至各
　 单位之文件副本需盖蓝色“文件发行章”和“参考”章。 　
　 2.12.2.3 因工作需要需变更外来文件时，须经相关单位审核确认后，送至资料室由
　 资料室发行最新版本，并将回收之旧版文件盖红色“作废”章后销毁。 　
　 2.13 记录的管制 　
　 2.13.1 品 　
　 2.13.1.1 　
　 　 对需要控制的品质记录，可分为下列两种类型： 　 　 　 　
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　 A. 与品质体系运行有关的品质记录,主要有：内审、管理评审、合约评审、合
　 格供应商评鉴、矫正和预防措施、培训及考核等记录。 　
　 B.与产品有关的记录,主要有：品质检验记录、不合格处置、特采等记录。
　 2.13.1.2 品质记录可以是表单、图表、报告、磁带、磁盘、照片等形式。 　
　 2.13.2 品质记录的鉴别： 　
　 2.13.2.1 表单规划 　
　 2.13.2.1.1 相关文件的制订者，应依记录种类的要求，在文件中规划表单，以记录有
关的品质资讯，尤其有关产品鉴别与追溯所使用的识别方式，予以记录。
　
　 2.13.2.1.2 在规划表单时，应赋予表单适切的名称，以让使用者能够掌握表单记录资
讯的种类。
　
　 2.13.3 品质记录填写： 　
　 2.13.3.1 相关文件的制订者规范记录内容及填写权责，或在相关表单上加以说明。
　 2.13.3.2 记录填写时，应力求清晰，避免潦草。 　
　 2.13.3.3 记录更改：如记录过程中因笔误或是计算判断错误需修改原数据，应采用
　 单杠划去原数据，在其旁边写上更改后的数据，加盖或签上更改人的印章
　 或姓名及日期。 　
　 2.13.4 品质记录的保存： 　
　 2.13.4.1 保存单位：由各单位自行保管存放。 　
　 2.13.4.2 记录的保存单位应依记录的性质或时间分类归档保存，保存时依时序存放。
　 2.13.4.3 当记录须装箱储存时，在外箱上注明箱内记录的名称与记录的时间范围。
　 2.13.4.4 记录保存时，应考虑储存的环境、记录的性质（如磁片）与重要性，避免
记录的损毁、变质与遗失。
　
　 2.13.4.4.1 电脑磁片应注意储存环境的潮湿及灰尘状况。 　
　 2.13.4.4.2 传真纸若属热感应纸，且记录须保存三个月以上时，应以复印本储存。
　 2.13.5 品质记录的调阅： 　
　 2.13.5.1 非品质记录保存单位之人员需取阅记录时，须经保存单位主管同意方可取阅。
　 2.13.5.2 当公司外界人员需调阅记录时，应经管理代表同意，方可复印或借阅相关的
　 记录。 　
　 2.13.6 品质记录的保存期限： 　
　 2.13.6.1 记录超过保存期限时，由保存单位填写“文件销毁单”，经部门主管审批
　 后，交管理部进行销毁。 　
　 2.13.6.2 相关文件的制订者，应在规划表单时，规定记录的保存期限，在程序文件
　 “记录之保存”项注明。保存期限的考虑依据可参考以下方式决定： 　
　 2.13.6.2.1 客户的规定：若客户的保存期和本公司不同时，应由客户服务课或相
　 关人员在接受订单前与客户协商，请客户以本公司的保存期限为基准；
　 若客户必须依其规定保存时，以个别客户的保存期保管特定的记录。
　 2.13.6.2.2 任用或使用期限：如员工个人训练履历记录保存至该员工离职后三个
月，合格协力厂商资料保存至终止交易后一年。
　
　 2.13.6.2.3 认证单位认证和定期评鉴的间隔。 　
　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　
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　 2.13.6.3 品质记录保存期限表 　
　 　
　 序号 记 录 类 型 保 存 期 限 　
　 1 管理审查记录 保存三年 　
　 2 内部稽核记录 保存三年 　
　 3 品质会议记录 保存三年 　
　 4 矫正措施记录 保存三年 　
　 5 仪器校正记录 保存至该仪器报废为止 　
　 6 教育训练记录 保存至员工离职为止 　
　 7 合约审查记录 保存三年 　
　 8 检验记录 至少保存一年(或依公司规定) 　
　 9 生产记录 至少保存一年(或依公司规定) 　
　 10 设备保养记录 至少保存一年(或依公司规定) 　
　 11 设备维修记录 保存至该设备报废为止 　
　 12 设备、仪器履历 保存至该设备、仪器报废为止 　
　 13 协力厂商品质记录 保存至供料结束后一年 　
　 14 其它品质记录 保存一年(或依公司规定) 　
　 注：客户有要求时依客户要求保存。 　
　 　
六、 参考文件： 　
1. 样品图面管制规定（WI-01-01） 　
　 　
七、 附件： 　
1. 文件制(修)订/废止申请单……………… 附件一 　
2. 文件管制总览表………………………… 附件二 　
3. 文件发行/回收记录……………………… 附件三 　
4. 部门文件一览表………………………… 附件四 　
5. 文件申请单……………………………… 附件五 　
6. 文件修订履历…………………………… 附件六 　
7. 文件借用管制表………………………… 附件七 　
8. 文件销毁单…..………………………… 附件八 　
9. 外来文件一览表………………………… 附件九 　
10. 品质系统使用表单汇总表……………… 附件十 　
　 　
七、 记录之保存： 　
　 1、文件制(修)订/废止申请单(用于制/修订时)、文件修订履历由资料室保存至文件废止。
　 2、文件制（修）订/废止申请单（用于废止时）由资料室保存至文件作废后一年。
　 3、文件发行/回收记录、文件申请单、文件销毁单由资料室保存半年。 　
　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　


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文件编号： QP - 01

版 次： A

制订日期： 2002年8月26日

生效日期： 2002年9月6日

发 行 章：
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